Beranda / Pelayanan Publik dan Pemerintahan

Internalisasi dan Implementasi Nilai Organisasi PRIMA Sebagai Upaya Optimalisasi Pelayanan pada BPSDMD Provinsi NTT

Diposting oleh Admin EP Posting Komentar
Oleh Daud Amarato  |  Profil
 
Logo PRIMA pada BPSDMD Provinsi NTT

  1. Pendahuluan

Memberikan pelayanan terbaik bagi penerima layanan (pelanggan) merupakan cita-cita luhur dari semua organisasi, baik swasta maupun pemerintah yang memiliki peran sebagai lembaga layanan publik. Hal ini tentu dipengaruhi oleh banyak faktor, terutama faktor manusia sebagai motor penggerak dalam pelayanan publik yang bersangkutan. Kualitas layanan yang diberikan oleh manusia sebagai pelayan pada suatu lembaga juga dipengaruhi oleh sikap dan perilaku pelayanan yang ditampilkan ketika memberikan layanan kepada pelanggan. Biasanya semakin baik sikap dan perilaku seorang pelayan, akan semakin tinggi kepuasan dan kenyamanan pelanggan. Sikap dan perilaku tersebut tentu sangat dipengaruhi oleh nilai-nilai organisasi yang diacu oleh lembaga yang bersangkutan dalam implementasi pelayanan. 

Sehubungan dengan hal di atas, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah (BPSDMD) Provinsi NTT sebagai lembaga layanan publik dalam upaya meningkatkan kualitas SDM aparatur dan masyarakat se-NTT, selalu berusaha untuk memberikan layanan terbaiknya. Adapun tugas pokok BPSDMD Provinsi NTT adalah melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintahan bidang pendidikan dan pelatihan yang menjadi kewenangan daerah (Renstra BPSDMD Provinsi NTT Tahun 2019 – 2023). Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut, BPSDMD telah menetapkan Nilai Organisasi yang terdiri dari: profesional, responsif, inovatif, mutu dan akuntabel yang disingkat dengan sebutan PRIMA. Nilai organisasi ini ditujukan agar menjadi pedoman bagi segenap aparatur yang bertugas sebagai pelayan publik pada BPSDMD Provinsi NTT.     

Adapun pengertian dan indikator perilaku dari masing-masing nilai organisasi: profesional, responsif, inovatif, mutu dan akuntabel (PRIMA) dapat disimak pada Tabel 1 di bawah ini. 


Tabel 1

Perilaku Utama Nilai-nilai PRIMA

NO.

NILAI UTAMA

ARTI LEKSIKAL

(KBBI)

MAKNA UTAMA

INDIKATOR PERILAKU UTAMA

1

2

3

4

5

1.

Profesional

  • Bersangkutan dengan profesi

  • Memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya

  • mengharuskan adanya pembayaran untuk melakukannya

Profesional dalam strategi pengembangan SDM

  • Berketerampilan tinggi

  • Mahir dalam menggunakan sarpras

  • Memiliki ilmu dan pengalaman serta kecerdasan dalam menganalisis suatu masalah 

  • Peka di dalam membaca situasi 

  • Cepat dan tepat serta cermat dalam mengambil keputusan terbaik atas dasar kepekaan

  • Memiliki sikap yang berorientasi ke depan 

  • Kemampuan mengantisipasi  perkembangan lingkungan 

  • Memiliki sikap mandiri berdasarkan keyakinan akan kemampuan pribadi serta terbuka

  • Menghargai pendapat orang lain, namun cermat dalam memilih yang terbaik bagi diri dan perkembangan pribadinya

2.

Responsif

Cepat (suka) merespons; bersifat menanggapi; cepat tanggap; tergugah hati; bersifat memberi tanggapan (tidak masa bodoh)

Responsif Terhadap Pelayanan

  • Mengutamakan kepentingan masyarakat dan pelanggan/orang yang membutuhkan pelayanan

  • Persamaan perlakuan/tidak diskriminatif

  • Sesuai dengan kepantasan

  • Tidak memberikan informasi yang salah atau menyesatkan dalam menanggapi permintaan informasi 

  • Proaktif dalam memenuhi kepentingan masyarakat

  • Terbuka dan mengambil langkah yang tepat untuk menghindari benturan kepentingan

3.

Inovatif

Bersifat memperkenalkan sesuatu yang baru; bersifat pembaruan (kreasi baru)

Inovatif Mengelola Perubahan

Menghasilkan solusi dan gagasan baru tanpa takut mengekspresikannya dengan  karakteristik:  memiliki elastisitas, produktivitas,  orisinalitas  dan sensitivitas yang tinggi.

4.

Mutu

(ukuran) baik buruk suatu benda; kadar; taraf atau derajat (kepandaian, kecerdasan, dan sebagainya); kualitas


Mutu Sesuai Standar

  • Cermat, santun dan ramah dalam pelayanan

  • Tegas, andal, dan tidak memberikan putusan yang  berlarut-larut;

  • Tidak mempersulit

  • Tidak menyimpang dari prosedur/aturan

  • Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong  kinerja

  • Memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya guna, berhasil guna,

  • Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak

  • Melaksanakan tugas dengan cermat dan disiplin

  • Melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan  perundang-undangan

5.

Akuntabel

Dapat dipertanggung-jawabkan

Akuntabel dalam pertanggung-jawaban mengacu pada peraturan perundangan

  • Tidak menyalahgunakan informasi, jabatan, dan/atau kewenangan yang dimilik

  • Melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah atasan atau Pejabat yang berwenang sejauh tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan etika pemerintahan

  • Menjaga kerahasiaan yang menyangkut kebijakan Negara

  • Tidak menyalahgunakan informasi intern negara, tugas, status, kekuasaan, dan jabatannya untuk mendapat atau mencari keuntungan atau manfaat bagi diri sendiri atau untuk orang lain

  • Menggunakan kekayaan dan barang milik Negara secara bertanggung jawab, efektif, dan efisien

  • Mempertanggungjawabkan tindakan dan kinerjanya kepada  publik

  • Komitmen, integritas moral, dan tanggung jawab pada pelayanan publik

Sumber: Renstra BPSDMD Provinsi NTT Tahun 2019 - 2023


Berdasarkan makna masing-masing nilai organisasi pada Tabel 1 di atas, dapat diketahui bahwa implementasi dari masing-masing nilai organisasi tersebut dapat diwujudkan melalui sikap dan perilaku aparatur yang menggambarkan indikator nilai sebagaimana termuat pada kolom 5. Namun dalam kenyataannya, hal tersebut belum optimal terwujud dalam sikap dan perilaku aparatur ketika memberikan layanan. Hal ini terlihat dari sikap dan perilaku beberapa aparatur, antara lain: (1) Belum mahir dalam menggunakan sarana dan prasarana (sarpras), terutama yang terkait teknologi; (2) Kurang peka dalam membaca situasi;  (3) Kurangnya kemampuan mengantisipasi perkembangan lingkungan;  (4) Kurang proaktif dalam memenuhi kepentingan masyarakat; (5) Kurang tanggap; (6) Kurang mampu menghindari benturan kepentingan; (7) Kurang produktif untuk menghasilkan hal-hal baru; (7) Pelayanan yang kurang cermat dan lambat dalam penyelesaian tugas; (8) Pelaksanaan tugas yang kurang sesuai dengan perintah pimpinan; dan (9) Sejumlah indikasi lainnya. 

Fenomena di atas memberikan gambaran bahwa belum optimalnya penerapan nilai organisasi sebagaimana yang diharapkan. Guna mewujudkan penerapan nilai organisasi PRIMA tersebut, sangat diperlukan adanya perubahan pemahaman dan pola pikir dari setiap aparatur pada BPSDMD Provinsi NTT, sehingga dapat terjadi perubahan sikap dan perilaku. Oleh karena itu setiap sosok aparatur yang bersangkutan perlu mengenali dengan baik semua nilai organisasi beserta indikatornya masing-masing. Sehubungan dengan itu, perlu adanya pengelolaan yang sistematis mulai dari penanaman kembali (internalisasi) nilai organisasi sampai dengan implementasinya. Hal ini diharapkan dapat melahirkan suatu perubahan sebagaimana yang diharapkan, melalui suatu proses perubahan yang terstruktur, sistematis dan terukur. Dengan demikian akan membawa organisasi dari kondisi yang kurang ideal menuju kondisi ideal yang diinginkan dalam memberikan layanan publik.


  1. Internalisasi Nilai Organisasi PRIMA

Internalisasi nilai organisasi PRIMA dimaksud dalam tulisan ini adalah proses menanamkan nilai-nilai profesional, responsif, inovatif, mutu dan akuntabel bagi seluruh aparatur pada BPSDMD Provinsi NTT guna memperoleh pemahaman yang sama, serta membangun keyakinan, sikap dan perilaku dalam memberikan layanan. Dengan demikian akan terjadi perubahan pemahaman, sikap dan perilaku menuju kondisi ideal, sehingga tercipta peningkatan kualitas layanan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja organisasi maupun individu yang bersangkutan. Hal ini sejalan dengan pendapat Munif (2017: 3 - 4) yang menyatakan bahwa internalisasi diartikan sebagai penghayatan, pendalaman, penguasaan secara mendalam melalui binaan, bimbingan dan sebagainya, yang merupakan suatu proses penanaman nilai ke dalam diri pribadi seseorang agar menguasai secara mendalam suatu nilai tertentu sesuai dengan standar yang diharapkan. 

Adapun yang menjadi tujuan dari internalisasi nilai organisasi PRIMA adalah:  (1) Membangun kesadaran bersama bahwa setiap aparatur berada dalam satu sistem, turut aktif berperanserta dan berkomunikasi yang saling bergantung dan menguntungkan satu sama lain; (2) Membangun pemahaman yang sama bagi semua aparatur agar dalam implementasinya tidak keluar dari batasan-batasan yang ada; (3) Mengembangkan sikap dan perilaku yang sesuai dengan nilai organisasi; (4) Mencari dan menemukan kesalahan yang terjadi guna memperbaikinya; dan (5) Mendorong perubahan sikap dan perilaku yang dapat meningkatkan kinerja organisasi maupun individu yang bersangkutan.

Terkait dengan internalisasi nilai organisasi PRIMA, guna mewujudkan perubahan sikap dan perilaku menuju kondisi ideal yang diharapkan, setiap aparatur perlu memperhatikan beberapa hal berikut: (1) Perubahan sikap dan perilaku biasanya akan berlangsung secara evolusioner (tidak revolusioner), sebab merubah perilaku orang dewasa tak semudah merubah perilaku anak-anak; (2) Perubahan sikap dan perilaku merupakan aktivitas yang sangat kompleks. Perubahan suatu hal sangat tergantung pada banyak faktor yang kadang-kadang tak sempat diperhitungkan sebelumnya. Oleh karena itu dibutuhkan kecermatan yang mendalam untuk memperhitungkan semua faktor terkait; (3) Terwujudnya perubahan sikap dan perilaku memerlukan proses yang berkelanjutan atau terus-menerus. Oleh karena itu internalisasi perlu dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan hingga perubahan yang diinginkan telah terwujud. 

Dalam upaya internalisasi nilai, banyak cara yang dapat digunakan sebagaimana tertuang dalam banyak literatur dari berbagai sumber. Pada tulisan ini penulis mengacu pada beberapa cara internalisasi yang dikemukakan oleh Syarbini (2013: 59 – 74), Munif (2017: 7 - 9) serta Muhtar, dkk (2018: 9 – 12). Selanjutnya penulis memilih, mengadopsi dan mengadaptasikan beberapa cara internalisasi yang cocok dengan internalisasi nilai organisasi PRIMA, yaitu: (1) Keteladanan (modelling); (2) Pembiasaan; (3) Pemberian nasehat; (4) Kedisiplinan; serta (5) Penghargaan dan sanksi. Internalisasi nilai organisasi PRIMA dengan menggunakan lima cara di atas, dapat dijelaskan dalam ulasan berikut ini.

  1. Keteladanan (modelling), yaitu pemberian contoh oleh pimpinan mulai dari level pengawas, administrator hingga jabatan pimpinan tinggi tentang sikap dan perilaku yang menggambarkan nilai PRIMA. Hal ini menjadi sangat penting agar bawahan dapat melihat dengan mudah tentang wujud nilai PRIMA dari sikap dan perilaku pimpinannya. 

  2. Pembiasaan, yakni setiap aparatur pada BPSDMD Provinsi NTT dibiasakan untuk melakukan tugas pelayanannya dengan menggunakan cara-cara yang profesional, responsif, inovatif, mutu dan akuntabel. Hal ini dapat dimulai cara-cara yang sederhana. Misalnya: Indikator dari profesional antara lain: berketerampilan tinggi dan mahir dalam menggunakan sarpras. Guna mewujudkan profesionalitas dalam layanan, maka setiap staf  mesti terbiasa memberikan layanan dengan cara yang sangat terampil dan mahir dalam menggunakan sarpras ketika memberikan layanan.   

  3. Pemberian nasehat, yaitu pimpinan selalu memberikan anjuran (petunjuk, peringatan, teguran) yang baik kepada setiap bawahan, baik secara perseorangan maupun bersama-sama melalui arahan resmi pimpinan. Hal ini dapat pula dengan cara setiap staf saling mengingatkan agar tetap taat pada nilai organisasi yang berlaku. 

  4. Kedisiplinan, yakni internalisasi dengan cara adanya ketegasan dan kebijakan dari pihak lembaga yang diberlakukan kepada seluruh aparatur agar senantiasa taat dan patuh pada nilai-nilai PRIMA. Dalam hal ini setelah diberikan nasehat untuk membangun kesadaran bawahan, namun apabila belum bersikap dan berperilaku sesuai nilai PRIMA, maka selanjutnya pimpinan dapat menggunakan kewenangannya untuk melakukan pendisiplinan terhadap bawahan yang bersangkutan. Dalam hal ini internalisasi dengan cara pendisiplinan merupakan upaya tertentu yang bersifat pemaksaan agar staf yang bersangkutan mampu menaati nilai-nilai PRIMA.

  5. Penghargaan dan sanksi, yakni upaya untuk memberikan penghargaan dalam bentuk tertentu yang menunjukkan adanya pengakuan atas ketaatan aparatur terhadap nilai PRIMA serta sebaliknya memberikan sanksi tertentu, sebagai konsekuensi atas ketidaktaatannya terhadap nilai-nilai PRIMA. Cara ini akan dapat melahirkan motivasi bagi aparatur untuk meningkatkan ketaatan terhadap nilai-nilai PRIMA.   

Sehubungan dengan uraian di atas, maka terdapat beberapa syarat yang perlu diperhatikan guna menjamin keberhasilan internalisasi nilai organisasi PRIMA, yakni:

  1. Adanya komitmen dari pimpinan tertinggi dalam organisasi.

  2. Rumusan indikator perilaku dari masing-masing nilai organisasi yang akan diterapkan, dapat dimengerti dan dipahami dengan mudah oleh seluruh pegawai (bawahan dan pimpinan).

  3. Pimpinan pada setiap jenjang menjadi panutan (contoh) dalam hal penerapan nilai-nilai organisasi PRIMA di lingkungan kerja.

  4. Antara pimpinan dan bawahan, perlu saling percaya, saling terbuka serta menerima perubahan kebijakan dan metode kerja baru yang lebih efektif.

  5. Internalisasi nilai organisasi mesti terkait langsung dengan kepentingan pelaksanaan tugas, pekerjaan dan masalah-masalah yang dihadapi bersama pada BPSDMD Provinsi NTT atau bidang tugas masing-masing.

  6. Upaya internalisasi mesti diterapkan secara konsisten, disiplin dan berkelanjutan.

Bertolak dari ulasan di atas, maka dibutuhkan suatu sistem pengorganisasian yang secara khusus bertugas mengelola proses internalisasi dan implementasi nilai organisasi, agar terwujud perubahan yang diharapkan. Melalui pengorganisasian tersebut, akan dapat mengoptimalkan internalisasi dan implementasi nilai organisasi guna mewujudkan optimalisasi pelayanan publik sebagaimana yang diharapkan.

 

  1. Implementasi Nilai Organisasi PRIMA

Menyadari akan pentingnya pengorganisasian yang secara khusus bertugas mengelola proses internalisasi dan implementasi nilai organisasi, maka perlu dibentuk suatu tim atau kelompok yang disebut Kelompok Budaya Kerja (KBK). Adapun bentuk struktur KBK dapat dilihat pada Bagan 1.



Bagan 1

Bagan Struktur Kelompok Budaya Kerja pada BPSDMD Provinsi NTT


Keterangan:

  1. KBK I : Sekretariat

  2. KBK II : Widyaiswara

  3. KBK III : Bidang PKMPSK 

  4. KBK IV : Bidang PKTF

  5. KBK V : Bidang SK


Terkait dengan pembentukan KBK tersebut, perlu memperhatikan beberapa ketentuan, sebagai berikut: 

  1. Organisasi KBK merupakan struktur yang terpisah dengan Struktur Organisasi BPSDMD Provinsi NTT. KBK tersebut diperlukan untuk secara khusus membantu memperlancar kegiatan internalisasi dan implementasi nilai organisasi PRIMA, tanpa mencampuri urusan tugas dan fungsi jabatan formal yang ada pada BPSDMD Provinsi NTT.    

  2. KBK dapat dibentuk menurut pembidangan kerja dalam organisasi yang bersangkutan. Hal ini perlu menjadi perhatian agar pembahasan dan penetapan indikator sikap dan perilaku dari masing-masing nilai PRIMA dapat ditentukan secara kontekstual dengan bidang kerja yang bersangkutan. Misalnya indikator profesionalisme pada Bidang PKMPSK tentu berbeda dengan indikator profesionalisme pada jabatan fungsional Widyaiswara dan seterusnya.    

  3. Organisasi KBK yang dibentuk hendaknya memiliki struktur dan tanggung jawab yang jelas dalam uraian tugas masing-masing. 

  4. Penentuan atau penunjukan fasilitator dan pengurus KBK, tidak berdasarkan struktur jabatan formal, tetapi lebih didasarkan pada pertimbangan kompetensi, kerelaan, dan keputusan bersama dari seluruh anggota KBK yang bersangkutan. 

  5. KBK perlu menyusun jadwal kegiatan, sehingga seluruh kegiatan KBK dapat berlangsung sesuai jadwal yang telah ditentukan.

  6. Setiap persoalan yang ada dalam organisasi atau bidang kerja dapat dibahas dalam KBK. 

  7. KBK menentukan solusi serta sikap dan perilaku yang mesti diambil guna mengatasi persoalan yang sedang dihadapi oleh organisasi atau bidang kerja tertentu.

Adapun uraian tugas masing-masing unsur dalam struktur KBK pada Bagan 1 di atas, dapat diuraikan berikut ini.

1. Penanggung jawab:

  1. Bertanggung jawab atas kesuksesan internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA.

  2. Memastikan terlaksananya diskusi-diskusi dalam KBK.

  3. Mendorong KBK untuk tetap aktif sesuai jadwal. 

2. Fasilitator:

  1. Memfasilitasi dan mengarahkan diskusi dalam KBK tentang internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas. Dalam hal ini fasilitator perlu menyedia materi tertentu yang diperlukan dalam KBK.

  2. Mengikuti perkembangan implementasi nilai-nilai PRIMA dari waktu ke waktu.

  3. Melaporkan aktivitas terkait implementasi nilai-nilai PRIMA kepada penanggung jawab. 

  4. Terus mendorong KBK untuk melakukan aktivitas internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA sesuai jadwal.

3. Ketua Kelompok: 

  1. Memimpin pertemuan dalam KBK terkait internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas.

  2. Mendorong  anggota kelompok  untuk  terus  melakukan  aktivitas-aktivitas  yang telah direncanakan. 

  3. Memberikan motivasi kepada anggota kelompok untuk senantiasa melakukan internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas. 

  4. Berperan aktif dalam KBK dan diskusi KBK.

  5. Menciptakan hubungan yang baik antara KBK dengan penanggung jawab dan fasilitator.

  6. Bersama fasilitator melaporkan perkembangan aktivitas kelompok terkait internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas kepada penanggung jawab.

4. Sekretaris Kelompok:

  1. Mencatat segala hal yang terkait dengan aktivitas KBK. 

  2. Membantu ketua dalam memimpin pertemuan dalam KBK terkait internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas.

  3. Mengingatkan ketua untuk terus melakukan aktivitas-aktivitas KBK yang telah direncanakan sesuai jadwal. 

  4. Membantu ketua dalam memberikan motivasi kepada anggota kelompok untuk senantiasa melakukan internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas. 

  5. Berperan serta dalam urusan KBK dan diskusi-diskusi yang diselenggarakan oleh KBK yang bersangkutan.

  6. Membantu ketua dalam menciptakan hubungan yang baik antara KBK dengan penanggung jawab dan fasilitator.

  7. Menggantikan peran ketua, jika ketua berhalangan hadir dalam kegiatan KBK.

5. Anggota KBK: 

  1. Hadir dan berperan aktif dalam setiap diskusi KBK tentang internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas. 

  2. Bekerja sama dengan seluruh anggota dalam KBK yang bersangkutan. 

  3. Melaksanakan kesepakatan dalam diskusi sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

  4. Belajar bersama dengan seluruh anggota agar mampu memecahkan masalah dalam KBK, terkait dengan internalisasi dan implementasi nilai-nilai PRIMA dalam pekerjaan sesuai bidang tugas.

Guna memperjelas upaya implementasi nilai organisasi PRIMA, maka hal ini perlu dilakukan melalui beberapa tahapan sebagai langkah operasional, sebagai berikut:


Tahap  I, Perencanaan: 

  1. Membentuk tim inti (sebagai perencana) dan memperjelas tugas KBK sesuai struktur KBK sebagaimana terlihat pada Bagan 1 di atas.

  2. Pimpinan tertinggi pada BPSDMD Provinsi NTT ikut partisipasi aktif dalam proses perencanaan ini.

  3. Tim inti pada BPSDMD Provinsi NTT, terdiri dari penanggung jawab dengan para fasilitator, yang akan melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas. 


Tahap II, Identifikasi dan Pembahasan Nilai Organisasi: 

Biasanya apabila suatu organisasi belum menetapkan nilai organisasinya, maka dalam Tahap II ini, perlu dilakukan identifikasi nilai yang harus sesuai dengan visi dan misi organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi, serta diperkaya dengan peraturan perundang-undangan dan hasil belajar dari organisasi sejenis. Namun karena BPSDMD Provinsi NTT telah menetapkan nilai PRIMA sebagai nilai organisasinya, maka hal-hal yang perlu dilakukan pada Tahap II ini adalah:  

  1. Tim inti menyiapkan bahan untuk melakukan sosialisasi nilai organisasi PRIMA serta indikator sikap dan perilaku yang penting untuk mendukung masing-masing nilai yang bersangkutan. 

  2. Melaksanakan sosialisasi dalam pertemuan dengan seluruh aparatur pada BPSDMD Provinsi NTT untuk mendiskusikan bersama nilai-nilai dan perilaku penting yang mendukung, serta hal-hal positif lainnya, guna membangun pemahaman yang sama. Proses ini bersifat moderasi (brainstorming). Ulasan tentang nilai serta indikator sikap dan perilaku yang mendukung dapat dilihat pada Tabel 1.

  3. Jika ada hal-hal yang perlu disesuaikan terutama terkait indikator perilaku, maka pada tahap ini dapat dilakukan penyesuaikan secara bersama-sama.  


Tahap III, Identifikasi Area Sensitif: 

Area sensitif dimaksud adalah area yang memungkinkan timbulnya konflik. Identifikasi area sensitif ini dapat ditempuh dengan cara, sebagai berikut: 

  1. Tim inti memimpin pembahasan indikator dari nilai-nilai yang telah dirumuskan sebelumnya. Pembahasan ini ditujukan untuk menggali dan mengenali adanya indikator nilai yang dapat menimbulkan konflik. Misalnya: apakah ada indikator nilai yang cenderung berpihak pada kelompok tertentu? Jika ada, indikator nilai seperti itu perlu dihapus.

  2. Pada tahap ini perlu dipastikan bahwa indikator dari masing-masing nilai PRIMA yang ditetapkan bersifat netral dan universal serta cocok dengan upaya organisasi dalam menjalankan tugas pelayanannya.

Hal ini sangat penting agar indikator sikap perilaku dari nilai tertentu yang ditetapkan dapat menjamin kenyamanan bagi seluruh pegawai (sebagai pemberi layanan) maupun kepada pihak penerima layanan.  


Tahap IV, Menetapkan Perilaku Utama: 

Setelah melakukan pembahasan tentang indikator masing-masing nilai PRIMA serta perilaku pendukungnya, tahap selanjutnya adalah perlu menetapkan perilaku utama, dengan cara sebagai berikut:

  1. Tim inti memandu pembahasan perilaku yang telah dirumuskan pada langkah di atas dan perlu dilihat kembali kesesuaiannya dengan nilai PRIMA. Pembahasan ini ditujukan untuk menetapkan beberapa perilaku utama dari setiap nilai PRIMA.

  2. Jumlah perilaku utama yang ditetapkan untuk setiap nilai maksimal 7 perilaku (lebih sedikit lebih bagus), dan bisa berbeda-beda antar bidang tugas, walaupun nilai yang dijunjung sama. Misalkan: nilai integritas yang berlaku di KBK I (Sekretariat), perilaku utama, dapat berupa: (1) jujur terhadap diri sendiri dan lingkungan; (2) konsisten dalam bersikap dan bertindak; (3) obyektif menyelesaikan masalah; (4)  tegas  dalam  mengambil  keputusan; serta (5) disiplin menjalankan tugas dan amanah. Sedangkan perilaku utama dari nilai integritas pada  KBK II (Widyaiswara), dapat berupa: (1) perilaku jujur menyampaikan referensi materi pembelajaran; (2) konsisten dalam memberikan materi belajar; (3) obyektif dalam memberikan penilaian terhadap peserta pelatihan; serta (3) tegas dalam menerapkan tujuan pembelajaran sesuai kurikulum dan ketentuan yang berlaku. Demikian pula untuk KBK III, IV dan V.


Tahap V, Merumuskan Upaya Mengukur Perilaku Utama: 

Pada tahap ini, tim inti membahas dan menetapkan ukuran dari perilaku utama yang telah ditetapkan pada Tahap IV. Misalnya: 

  1. Perilaku jujur, contoh ukurannya pada KBK II: tidak ada tulisan yang flagiat, dan seterusnya.

  2. Perilaku konsisten dalam bersikap dan bertindak, contoh ukurannya pada KBK II: apa yang diajarkan sama dengan apa yang telah ditetapkan dalam tujuan pembelajaran. 

  3. Perilaku obyektif alam memberikan penilaian, contoh ukurannya pada KBK II: nilai yang diberikan berdasarkan unsur penilaian dalam ketentuan yang berlaku.

  4. Demikian pula seterusnya untuk indikator perilaku lainnya.

Penilaian perilaku utama dapat dilakukan melalui pengamatan bersama dan/atau menanyakan pelanggan (pengguna atau penerima layanan).


Tahap VI, Sosialisasi Pengukuran Nilai Organisasi:

Setelah perilaku utama serta cara pengukurannya ditetapkan, selanjutnya hal-hal tersebut perlu disosialisasikan, dengan memperhatikan tiga hal, yaitu: 

  1. Melibatkan semua pegawai yang bersangkutan dalam sosialisasi. 

  2. Merangsang diskusi tambahan dan brainstorming. 

  3. Mendiskusikan dengan baik tentang bagaimana mengukur perilaku pegawai.

Dalam hal ini seluruh pegawai harus didorong agar ikut membahas dan memahami nilai-nilai PRIMA serta indikator dan cara pengukurannya.


Tahap VII, Implementasi Nilai Organisasi dan Identifikasi Permasalahan:

Setelah melakukan sosialisasi tersebut pada Tahap IV di atas, selanjutnya setiap KBK dapat melakukan implementasi nilai organisasi, serta memantau kondisi lapangan dengan langkah-langkah, sebagai berikut: 

  1. Mengidentifikasi berbagai permasalahan yang ada pada bidang masing-masing, melalui diskusi dan brainstorming dalam KBK. 

  2. Menyusun berbagai permasalahan yang ada mulai dari masalah yang paling genting hingga yang masalah yang tidak genting. 

  3. Menetapkan jadwal diskusi dalam KBK sesuai masalah telah teridentifikasi.

  4. Melaksanakan diskusi-diskusi sesuai jadwal di atas, yang dikelola oleh KBK berdasarkan bidang tugas masing-masing.

Keberhasilan dari masing-masing KBK dalam implementasi nilai PRIMA dapat diketahui dari tiga indikator, yakni: 

  1. Terjadinya perbaikan layanan publik dari waktu ke waktu pada BPSDMD Provinsi NTT. 

  2. Terjadinya perbaikan sistem manajemen dan sarana penunjang guna mendukung pelayanan. 

  3. Terjadinya peningkatan kinerja organisasi maupun individu.





  1. Monitoring dan Evaluasi Penerapan Nilai Organisasi

Monitoring dan evaluasi dimaksudkan untuk melihat seberapa besar kemajuan dari implementasi nilai organisasi PRIMA yang telah dilakukan pada masing-masing bidang. Hal ini dilakukan oleh Tim Inti, antara lain dengan cara sebagai berikut: 

  1. Menyiapkan scorecard untuk masing-masing nilai dan indikator perilaku. 

  2. Menyiapkan kotak saran dari pelanggan.

  3. Mengembangkan proses monitoring dan evaluasi secara kreatif. 

  4. Dapat pula menggunakan Permenpan RB nomor: PER/01/M.PAN/01/2007 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Pengembangan Budaya Kerja pada Instansi Pemerintah.

Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi tersebut, selanjutnya setiap bidang perlu diberikan penghargaan tertentu sesuai kemampuan dan kebijakan Kepala BPSDMD Provinsi NTT. Pemberian penghargaan perlu dilakukan sebagai motivasi bagi semua pegawai atau bidang lainnya untuk lebih kreatif dan inovatif guna mewujudkan layanan terbaik pada BPSDMD Provinsi NTT.


  1. Penutup 

Bertolak dari uraian di atas, dapat ditarik beberapa kesimpulan, sebagai berikut:

  1. Internalisasi nilai organisasi PRIMA pada BPSDMD Provinsi NTT perlu dilakukan guna meningkatkan kualitas layanan sebagaimana yang diharapkan, antara lain melalui lima cara, yakni: (a) Keteladanan (modelling); (b) Pembiasaan; (c) Pemberian nasehat; (d) Kedisiplinan; serta (e) Penghargaan dan sanksi.

  2. Implementasi nilai organisasi PRIMA dapat dilakukan melalui pembentukan KBK, serta menerapkan 7 tahap operasional, yang terdiri dari: (a) Perencanaan; (b) Identifikasi dan Pembahasan Nilai Organisasi; (c) Identifikasi Area Sensitif; (d) Menetapkan Perilaku Utama; (e) Merumuskan Upaya Mengukur Perilaku Utama; (f) Sosialisasi Pengukuran Nilai Organisasi; serta (g) Implementasi Nilai Organisasi dan Identifikasi Permasalahan.

  3. Guna mengetahui seberapa besar kemajuan dari implementasi nilai organisasi, maka perlu dilakukan monitoring dan evaluasi, antara lain dengan cara menyediakan scorecard, kotak saran, atau cara-cara kreatif lainnya.

Bertolak dari kesimpulan di atas, maka disarankan agar BPSDMD Provinsi NTT mengaktifkan kembali KBK yang sudah ada, serta membentuk struktur kepengurusan pada masing-masing KBK. Hal ini akan memperlancar pelaksanaan internalisasi dan implementasi nilai organisasi PRIMA pada BPSDMD Provinsi NTT. Dengan demikian pada akhirnya akan terwujud optimalisasi pelayanan yang dapat memuaskan pelanggan serta meningkatkan kinerja organisasi maupun individu yang bersangkutan.



DAFTAR PUSTAKA

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi NTT, 2019. Rencana Strategik Badan Pengembangan SDM Daerah Provinsi NTT tahun 2019 - 2023, Kupang: BPSDMD Provinsi NTT.

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, 2016. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring. kbbi.kemendikbud.go.id.

Muhtar, T, A. Suherman, A. Nur Aeny dan A.K. Jayadinata, 2018. Internalisasi Nilai Kesalehan Sosial, Sumedang: UPI Sumedang Press. 

Munif, Muhammad, 2017. Strategi Internalisasi Nilai-nilai PAI dalam Membentuk Karakter Siswa, Edureligia: Jurnal Pendidikan Agama Islam, Vol. 01 No. 01 Tahun 2017.

Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negera dan Reformasi Birokrasi, Nomor: PER/01/M.PAN/01/2007 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Pengembangan Budaya Kerja pada Instansi Pemerintah.

Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negera dan Reformasi Birokrasi, Nomor: 39 Tahun 2012 tentang Pedoman Budaya Kerja.

Syarbini, Amirullah, 2013. Model Pendidikan Karakter dalam Keluarga, Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo.


Posting Komentar untuk "Internalisasi dan Implementasi Nilai Organisasi PRIMA Sebagai Upaya Optimalisasi Pelayanan pada BPSDMD Provinsi NTT"